• Реальные остатки. Если учёт расходится с полкой, вы заказываете не то, что нужно: одного товара не хватает, другой лежит мёртвым грузом.
• Честная прибыль. Недостача — это деньги, которые уже потрачены на закуп, но не вернулись выручкой. Пока её не посчитали, прибыль в отчётах выглядит лучше, чем есть.
• Контроль сотрудников. Сверка по сменам и ответственным показывает, где теряется товар.
• Чистые данные для решений. Ассортимент, заказы поставщикам и цены считаются от остатков. Ошибка в остатках тянет за собой ошибки во всём остальном.

Как часто проводить — решает владелец. Полный пересчёт делают реже, выборочный по рискованным группам (дорогие, мелкие, быстро продающиеся товары) — чаще. Если вы сдаёте отчётность, сроки обязательной инвентаризации уточните у своего бухгалтера.

1. Закройте все документы

До начала пересчёта в учёте должны быть проведены все приходы по накладным, возвраты покупателей, возвраты поставщику, перемещения между точками и списания. Если накладная лежит в ящике непроведённой, при пересчёте вы увидите «излишек», которого на самом деле нет.

2. Выберите время и формат

Самое надёжное — считать, когда магазин закрыт. Если закрыться нельзя, считайте по зонам и на время пересчёта зоны не продавайте товар из неё или фиксируйте продажи отдельно.

3. Наведите порядок на полках

Одинаковые товары — в одном месте, разные артикулы не смешаны. Особенно это важно для одежды и обуви (размеры, цвета), бытовой химии с похожими упаковками, продуктов с разными граммовками.

4. Назначьте ответственных

Лучше считать вдвоём: один считает, второй вносит. Тот, кто материально отвечает за зону, присутствует, но не считает свою зону сам.

1. Идите по зонам по порядку — стеллаж за стеллажом, полка за полкой, слева направо. Пересчитанное отмечайте, чтобы не посчитать дважды.
2. Считайте по штрих-коду, а не «на глаз». Сканер сам находит нужную карточку: так меньше путаницы между похожими товарами.
3. Весовой товар взвешивайте, а не оценивайте.
4. Склад и подсобку считайте отдельно от торгового зала, а потом сводите.
5. Не исправляйте учёт на ходу. Сначала собираются все фактические данные, потом — сверка.

Допустим, небольшой продуктовый магазин считает группу «Напитки». Цены условные.

• Вода 1,5 л, бренд А: По учёту, шт — 120; Факт, шт — 112; Разница — −8; Закуп, ₸/шт — 180; Сумма, ₸ — −1 440
• Сок 1 л, яблоко: По учёту, шт — 40; Факт, шт — 46; Разница — +6; Закуп, ₸/шт — 520; Сумма, ₸ — +3 120
• Сок 1 л, мультифрукт: По учёту, шт — 38; Факт, шт — 32; Разница — −6; Закуп, ₸/шт — 520; Сумма, ₸ — −3 120
• Газировка 0,5 л: По учёту, шт — 75; Факт, шт — 75; Разница — 0; Закуп, ₸/шт — 260; Сумма, ₸ — 0
• Энергетик 0,45 л: По учёту, шт — 30; Факт, шт — 27; Разница — −3; Закуп, ₸/шт — 450; Сумма, ₸ — −1 350

Итого по группе: недостача 1 440 + 3 120 + 1 350 = 5 910 ₸, излишек 3 120 ₸.

Если просто сложить, получится −2 790 ₸, и кажется, что всё почти в порядке. Это ошибка. Посмотрите на соки: +6 яблочного и −6 мультифрукта одной цены. Скорее всего, это не потеря и не находка, а пересортица — кассир пробивал один сок вместо другого. Её исправляют отдельно (подробно — в статье о пересортице), а реальная недостача — это вода и энергетики: 2 790 ₸.

Не принимайте результат сразу. Пройдитесь по списку с вопросами:

Излишек

• Есть ли непроведённая накладная или приход, оформленный не тем товаром?
• Не числится ли товар под похожей карточкой (пересортица)?
• Был ли возврат покупателя, который не оформили в кассе?

Недостача

• Списывали ли брак, порчу или просрочку без документа?
• Было ли перемещение на другую точку, которое не провели?
• Продавали ли товар без пробития (например, «потом пробью»)?
• Повторяется ли недостача по одной зоне или одной смене?

Повторный пересчёт

Позиции с крупными расхождениями пересчитайте ещё раз другим человеком. Часто ошибка находится уже на этом шаге.

1. Исправьте пересортицу — переведите количество с одной карточки на другую.
2. Оформите найденные документы — забытые приходы, возвраты, перемещения.
3. Остаток расхождений проведите как недостачу или излишек и зафиксируйте, кто отвечает.
4. Запишите причины и одно-два изменения в процессе: например, «соки сканировать, а не выбирать в списке», «списания — только с документом».

• Считать при открытой кассе без фиксации продаж. Товар уходит во время пересчёта, и расхождение появляется на пустом месте.
• Сводить только итог в тенге. Недостача по одной позиции и излишек по другой взаимно «гасятся», и проблема прячется.
• Списывать недостачу сразу. Без разбора причин вы закрываете цифру, но не устраняете то, что её создаёт.
• Не проверять дубли карточек. Один товар, заведённый дважды, даёт вечный излишек по одной карточке и недостачу по другой.
• Не повторять пересчёт. Через месяц те же причины дадут те же расхождения, и сравнить будет не с чем.

Тетрадь и Excel делают инвентаризацию долгой: нужно выгружать остатки, сверять вручную и потом переносить корректировки. В программе учёта шаги те же, но рутину берёт система.

В Beksar инвентаризация проводится с автоматической корректировкой остатков, а на сайте заявлено, что ревизия проходит в 3 раза быстрее. Товар ищется по штрих-коду, названию или артикулу. Оприходование от поставщиков, перемещения между точками, возвраты поставщику и списания (брак, порча, срок) ведутся в той же системе — значит, к началу пересчёта документы уже проведены. Журнал действий и роли сотрудников помогают понять, на каком шаге возникла разница.

• [ ] Все приходы, возвраты, перемещения и списания проведены
• [ ] Определены зоны и ответственные
• [ ] Полки разобраны, похожие товары не смешаны
• [ ] Пересчёт по штрих-кодам, весовой товар — на весах
• [ ] Склад и зал посчитаны отдельно
• [ ] Расхождения разделены на пересортицу, недостачу и излишек
• [ ] Крупные расхождения пересчитаны повторно
• [ ] Корректировки проведены, причины записаны

Как часто проводить инвентаризацию в магазине? Зависит от оборота и рисков. Удобная схема — полный пересчёт реже, выборочный по дорогим и быстро продающимся группам чаще. Обязательные сроки для отчётности уточните у бухгалтера.

Можно ли проводить инвентаризацию без закрытия магазина? Да, если считать по зонам и не продавать товар из зоны, пока её считают, или отдельно фиксировать продажи за это время.

Что делать, если излишек и недостача по похожим товарам совпадают? Скорее всего, это пересортица. Её исправляют переводом количества между карточками, а не списанием недостачи.

Кто должен считать товар? Лучше двое: один считает, второй записывает или сканирует. Материально ответственный присутствует, но свою зону сам не считает.

Нужна ли для ревизии специальная программа? Небольшой магазин может начать с таблицы, но с ростом ассортимента ручная сверка отнимает много времени. Программа сразу сравнивает факт с учётом и корректирует остатки.